W nawale informacji dotyczących obowiązkowej wysyłki Jednolitych Plików Kontrolnych wielu przedsiębiorców pomija informację o rodzaju pliku, którego dotyczy dany obowiązek. Z początkiem 2018 roku ostatnia grupa przedsiębiorców została zobowiązana do wysyłki plików JPK_VAT odwzorowujących rejestrację dokumentów sprzedaży i zakupu. Poza nim istnieje jeszcze 6 innych plików kontrolnych, w strukturze których zawarte są specyficzne informacje odnośnie wybranych stref działania przedsiębiorstwa.
Jednym z nich, który od początku 2017 roku na wezwanie urzędu muszą generować duże przedsiębiorstwa, jest magazynowy jednolity plik kontrolny – JPK_MAG.
Od 1 lipca 2018 roku obowiązek przekazania na wezwanie pliku magazynowego będzie obowiązywał wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wielości ich biznesu. Co za tym idzie, pojawia się coraz więcej pytań i wątpliwości dotyczących tego obowiązku. Postaramy się wyjaśnić jak najwięcej z nich.
-
Częstotliwość wysyłki pliku.
Plik magazynowy, w przeciwieństwie do JPK_VAT, nie będzie podlegał wysyłce cyklicznej. Przedsiębiorca jest zobowiązany przekazać stosowne dane za wskazany okres na żądanie uprawnionego podmiotu podatkowego. Oznacza to nieco mniejsze niedogodności związane z comiesięcznym obowiązkiem przekazywania pliku odwzorowującego strukturę sprzedażowo-zakupową. Z drugiej strony przedsiębiorca, który zakłada że nie jest zobowiązany do przekazywania informacji o magazynie, może zostać zaskoczony podobnym żądaniem organu podatkowego. Wynikać to może z błędnego rozumienia posiadania lub nieposiadania magazynu.
-
Pojęcie magazynu.
Interpretacja pojęcia magazynu, mimo że bardzo ważna z punktu widzenia przedsiębiorcy, pozostała otwarta. Ustawodawca nie sprecyzował w ustawie ani odnoszących się do niej rozporządzeniach czym dla przedsiębiorcy jest magazyn.
Zazwyczaj utożsamiamy magazyn z pomieszczeniem lub budynkiem, w którym przechowywany jest towar lub surowiec. Nic bardziej mylnego. Struktury pliku JPK dotyczą bowiem zapisanych w systemie informatycznym dokumentów obrotowych rejestrujących ruchy magazynowe, czyli cyfrowych zapisów księgowych ksiąg pomocniczych. Wezwanie do przedstawienia pliku może więc zostać wysłane do każdego przedsiębiorstwa, które co do zasady powinno rejestrować obrót towarowo-surowcowy, nawet jeśli nie posiada ono fizycznego magazynu. W uproszczeniu, jeśli przedsiębiorca kupuje towar w celu jego przetworzenia lub dalszej sprzedaży, powinien również prowadzić stosowną ewidencję aktywów obrotowych w celu przedstawienia jej odwzorowania na żądanie uprawnionego podmiotu.
-
Dokumenty magazynowe.
Plik JPK odwzorowuje konkretne, wskazane w rozporządzeniu rodzaje dokumentów obrotowych – przyjęcia zewnętrzne, wydania zewnętrzne, ruchy międzymagazynowe, rozchody wewnętrzne. Pojawiła się wiec tendencja do alokowania wszelkich ruchów magazynowych w obrębie tych czterech typów dokumentów, co jest błędem. Przypisując inne operacje w poczet dokumentów obowiązkowych dla JPK zakłamujemy faktyczny obraz magazynu przekazany organom podatkowym.
-
Magazyn lub magazyny.
Plik JPK_MAG jest zawsze odwzorowaniem operacji jednego magazynu. Co za tym idzie, przedsiębiorca jest zobowiązany przekazać organom tyle osobnych plików JPK ile faktycznych magazynów posiada. Błędne założenie ilości magazynów może prowadzić do nieprawidłowości w kwestii ilości ruchów międzymagazynowych (podlegających raportowaniu) i wewnątrzmagazynowych (bez raportowania w JPK). Do takiej sytuacji może dojść, jeżeli przedsiębiorca w ramach magazynu posiada podgrupy, które potraktuje jako osobne magazyny, mimo że księgowo są one tożsame.
-
JPK_MAG w systemie informatycznym.
Komercyjne oprogramowanie ERP jest przystosowane do generowania magazynowych jednolitych plików kontrolnych. Warunkiem udostępnienia tej funkcjonalności jest posiadanie modułu oprogramowania odpowiedzialnego za rejestrację ruchów magazynowych, najczęściej określanego nazwą Handel.
W związku ze stałym rozwojem cyfrowej metody raportowania pliki JPK podlegają ciągłym zmianom i modyfikacjom. W związku z tym przedsiębiorcy i producenci oprogramowania komercyjnego umożliwiającego powyższe raportowanie muszą zachować czujność. Podmioty korzystające z oprogramowania ERP i regularnie opłacające gwarancje aktualizacyjne nie mają się czego obawiać, producent zapewni im wersję systemu dostosowaną do najnowszych przepisów i zgodną technologicznie z wytycznymi odpowiednich instytucji. Ponadto POLKAS wesprze wszystkich swoich partnerów w kwestii prawidłowej konfiguracji systemu i z odpowiednim wyprzedzeniem poinformuje o konieczności modyfikacji oprogramowania.
Jeżeli będziecie mieć Państwo dodatkowe pytania dział handlowy POLKAS jest do Państwa dyspozycji.