e-Teczka, czyli odpowiedź na nowe przepisy w obszarze kadrowym, jest dostępna w Comarch ERP Optima z poziomu modułu Płace i Kadry, zarówno w wersji podstawowej, jak i Plus. Zatem wszystkie firmy, które posiadają w swojej licencji te moduły, mogą bez problemu zdecydować się na prowadzenie elektronicznej obsługi teczek pracowniczych.
Jak działa e-Teczka?
Po wybraniu opcji e-Teczka widoczna jest lista dokumentów pracownika, w kontekście którego została wywołana, w podziale na części. W standardzie dostępne są trzy predefiniowane części A, B i C. W części A powinny być gromadzone dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie; w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Z poziomu e-Teczki pracownika można dodawać dokumenty, przeglądać je oraz usuwać. Z poziomu listy e-Teczek pracowników Użytkownik może w łatwy sposób odszukać określony dokument po jego tytule, numerze lub dacie dodania.
Dokumenty do e-Teczki mogą być dodawane przez Użytkowników ręcznie w postaci skanów oraz podczas wykonywania wydruków w programie. Na formularzu dodawanego dokumentu należy podać numer dokumentu, tytuł, część e-Teczki, do której ma być wpięty, datę dodania oraz załączyć plik. W e-Teczce można zapisywać tylko pliki typu PDF. Pliki można zapisać w firmowej bazie danych, na dysku lokalnym lub na dysku iBard. Pliki PDF do dokumentu można dodawać z dysku lokalnego lub dysku iBard. Można także jednocześnie skanować i dodawać pliki. Funkcjonalność umożliwia także podpisywanie podpisem cyfrowym dodawanych plików.
A dlaczego warto wybrać e-Teczkę? Bo zapewnia bezpieczeństwo, pozwala zmniejszyć koszty, umożliwia łatwą obsługę i wyszukiwanie potrzebnych dokumentów oraz generowanie różnorodnych raportów kadrowych. To tylko niektóre z zalet e-Teczki – więcej możemy przedstawić podczas dedykowanej prezentacji systemu lub szkolenia. Zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.