Czy w dzisiejszych czasach papierowe dokumenty zalegające na biurku to dalej nieodzowny widok w firmach? Jeśli tak to na pewno nie w tych, w których używany jest moduł Comarch DMS.
Już samo wdrożenie systemu pozwala na automatyzację oraz wyeliminowanie papierowych dokumentów. System umożliwia również wdrożenie powiązania między poszczególnymi procesami. Dzięki modułowi DMS możliwe jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w takich obszarach jak reklamacje, wizyty handlowe i działania korygujące, dokumenty kosztowe, zapotrzebowania produkcyjne i delegacje. Odgrywa to kluczową rolę zwłaszcza w firmach o wielooddziałowej strukturze.
Procesowanie dokumentów kosztowych
Pozbycie się papierowego obiegu dokumentów kosztowych pozwala na określenie precyzyjnej ścieżki akceptacji. Eliminuje wszelkie przestoje paraliżujące pracę firmy oraz znacząco ułatwia przepływ dokumentów zwłaszcza w przypadku posiadania rozbudowanej struktury. Szczególną rolę w kontekście pracy zdalnej jak i szeroko pojętej mobilności pracowników jest możliwość akceptacji dokumentów poprzez aplikację mobilną oraz stronę www.
Ewidencja historii wizyt handlowych i reklamacji
W związku z dużą elastycznością modułu DMS możliwe jest jego wykorzystanie go także do nietypowych działań takich jak wizyty handlowe i reklamacje. Jeśli podczas wizyt handlowych skupiamy się na podejmowaniu szczegółowych ustaleń z klientem a nie na samym zbieraniu zamówień to właśnie wykorzystanie tego modułu będzie nam to umożliwiać.
Co prawda moduł reklamacje występuje już w systemie ERP XL w ale brak mu w nim procesowości. Wykorzystanie do tego celu omawianego modułu umożliwia indywidualne śledzenie każdego, nawet rozbudowanego i wieloetapowego, wątku reklamacyjnego. Wbudowana integracja pomiędzy Comarch DMS a Comarch ERP XL pozwala na połączenie dokumentu RLS (XL) z odpowiednim procesem w DMS. Co za tym idzie jest możliwość kontroli tego procesu z dwóch miejsc.
Działania korygujące
Naturalną koleją działań reklamacyjnych jest wprowadzenie działa korygujących. Ich dokumentacja jest konieczna zwłaszcza wśród firm które szczycą się działaniem zgodnym z normą normą ISO 9001. Obieg działań korygujących pozwala śledzić je na każdym etapie co ma skutkować brakiem popełniania takich samych błędów w przyszłości.
Używanie Managera dokumentów
Dzięki managerowi dokumentów możliwy jest łatwy dostęp do wirtualnych półek na których dokumenty są posegregowane w dane kategorie. Daje on również możliwość przypisania do poszczególnych dokumentów uprawnień dla konkretnych użytkowników dzięki temu nie są one możliwe do odczytania przez nieuprawnione osoby.
Po więcej szczegółów odnośnie działania systemu DMS zapraszamy do kontaktu pod nr tel 12 634 05 44 lub e-mail erp@polkas.pl.