Chciałbym zmienić system handlowo-księgowy. Czy jest możliwość przeniesienia danych, np. towarowych, do nowego systemu?
Przeniesienie, czy też inaczej migracja danych, to często jeden z etapów wdrożenia systemu ERP. Bywa tak, że stosowany w firmie system przestaje wystarczać – był zakupiony jako rozwiązanie dla mikrofirmy, która rozwinęła swoją działalność i ten podstawowy, często wybrany bez właściwego rozeznania program, staje się „przykrótki”, brakuje mu coraz więcej potrzebnych funkcjonalności.
Wówczas zapada jedyna słuszna decyzja – o wdrożeniu nowego systemu, który będzie dopasowany do potrzeb i zapewni możliwość rozwoju: systemu ERP. No dobrze, ale co z danymi, często gromadzonymi przez lata? Tysiące towarów, setki kontrahentów, dane kadrowe, ceny, receptury, schematy, rozliczenia – trzeba je wprowadzać od nowa?
Na szczęście nie!
Oczywiście migracja jest procesem czasochłonnym i wymagającym przede wszystkim wielkiej dokładności i rzetelności. Dlatego najpierw należy skrupulatnie określić, jakie dane mają być migrowane oraz zweryfikować ich poprawność. Np. dokumentów nie ma sensu migrować – żeby mieć do nich wgląd, wystarczy pozostawić dostęp do poprzedniego systemu, by w razie potrzeby coś sprawdzić. Najczęściej migruje się dane kartotekowe towarów, kontrahentów, pracowników, obroty finansowe, schematy takie jak plan kont, czy płatności wymagające rozliczenia.
Ważne jest, by przed migracją oczyścić dane – przykładem takiego działania jest choćby usunięcie z arkuszy migracyjnych towarów, które zostały błędnie wprowadzone lub wycofano je ze sprzedaży, albo incydentalnych, jednorazowych kontrahentów.
Należy też pamiętać o kwestiach bezpieczeństwa. Wykonanie kopii migrowanej bazy danych jest obowiązkowe, podobnie jak przeprowadzenie testowej migracji! Testy weryfikują, czy dane odpowiednio się przenoszą między systemami. Jest to też szansa na wprowadzenie ewentualnych korekt, poprawek i zmian. Gdy testy zakończą się wynikiem pozytywnym, wykonujemy pełną migrację do nowego systemu.
Migracja jest punktem wdrożenia, który wymaga szczególnej współpracy firmy zlecającej migrację i ją wykonującej. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za migrację z obydwu stron znacznie ułatwia ten proces i pozwala uniknąć niespójności i nieporozumień.
Oczywiście każda migracja jest inna, dlatego każdy przypadek analizowany i traktowany jest indywidualnie, tak by dobrać odpowiednie rozwiązanie. Specjaliści POLKAS mają doświadczenie w migracji danych nie tylko z zakresie programów Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, enova365 i Sage Symfonia – dane przenosiliśmy do tych systemów z wielu innych programów. Dysponujemy wiedzą i narzędziami, które pozwalają nam rzetelnie i odpowiedzialnie przeprowadzić firmy przez proces migracji danych i wdrożenia nowego oprogramowania.