Papierowe dokumenty stają się przeżytkiem i nikogo, kto prowadzi działalność, ten fakt nie dziwi. Stosowanie elektronicznych faktury upraszcza i skraca proces dostarczenia dokumentów oraz ich rozliczeń, ułatwia archiwizowanie i odnajdywanie potrzebnych dokumentów, jest korzystne zarówno ekonomicznie, jak i ekologicznie, a także szybkie i bezpieczne.
Tym niemniej wciąż zdarzają się firmy i instytucje, które funkcjonują w oparciu o dokumenty papierowe. Unijne przepisy wchodzące w życie 18 kwietnia pomogą to zmienić. Na pierwszy ogień wdrożenie obowiązku korzystania z e-faktur obejmie instytucje publiczne.
Na czym ma polegać ta zmiana?
Od 18 kwietnia instytucje publiczne będą zobowiązanie do korzystania z Platformy Elektronicznych Faktur (PEF). Przepisem regulującym tę konieczność jest Prawo Zamówień Publicznych. Nowym prawem objęci zostali zarówno zamawiający (instytucje takie jak m.in. organy władzy publicznej, administracja rzadowa, jednostki budżetowe, szpitale, uczelnie, instytucje kultury) jak i wykonawcy (organizacje realizujące usługi w oparciu o zamówienia publiczne ogłaszane przez zamawiających).
Zamawiający są zobowiązani do odbierania za pośrednictwem platformy ustrukturyzowanych faktur przesłanych od wykonawców. Od 18 kwietnia obowiązek ten obejmie dokumenty dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. Euro, a od 1 sierpnia także dla zamówień poniżej tej kwoty. Korzystanie z platformy PEF jest bezpłatne.
Co to znaczy dla branży systemów ERP?
Konieczność integracji z platformą PEF. Integracja ta pozwoli na zautomatyzowanie procesu fakturowania. Jednym z systemów, który taką integrację umożliwia, jest enova365. Co więcej, producent tego oprogramowania przygotował specjalną ofertę dla instytucji i firm, które chcą zintegrować swój system z rządową platformą.
Na razie obowiązek stosowania e-faktur w taki sposób ma dotyczyć tylko instytucji publicznych. W 2020 roku rozszerzy się on na wykonawców zamówień publicznych. Warto więc wcześniej przygotować się do tego kroku. Pozostałych przedsiębiorców, których to prawo nie obejmie, a którzy wciąż korzystają z papierowych faktur, zachęcamy do przejścia na e-faktury – to naprawdę znacznie wygodniejsze i prostsze.