Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych musi być ewidencjonowana przy pomocy kasy rejestrującej. W przypadku gdy podatnik nie wywiązuje się z tego obowiązku musi liczyć się z konsekwencjami w postaci sankcji, nałożonych przez fiskusa w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego. W przypadku kiedy prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej nie jest możliwe ( np.kasa rejestrująca ulegnie awarii), podatnik jest zmuszony zaprzestać prowadzenia sprzedaży. Wiąże się to oczywiście z konsekwencjami finansowymi, związanymi z całkowitym zaprzestaniem sprzedaży a niejednokrotnie też z utratą stałych klientów. W tej sytuacji przepisy dają podatnikowi prawo do „czasowego” zastąpienia dotychczasowego urządzenia podstawowego urządzeniem rezerwowym, dzięki czemu możliwe będzie kontynuowanie sprzedaży. Warto jednak pamiętać, iż posiadanie kasy rezerwowej nie jest obowiązkiem a jedynie prawem z którego podatnik może ale nie musi skorzystać. Należy więc rozważyć, czy brak kasy rezerwowej nie doprowadzi do istotnych strat finansowych w przypadku awarii urządzenia podstawowego a kilkugodzinna lub nawet kilkudniowa przerwa w sprzedaży nie przyniesie nieodwracalnych skutków. Decydując się na zakup kasy rezerwowej należy pamiętać o tym, że wszelkie czynności wykonywane przy kasach podstawowych muszą być również wykonane przy kasach rezerwowych ( programowanie, fiskalizacja, zgłoszenie do Urzędu Skarbowego, przeglądy techniczne). Zafiskalizowana kasa rezerwowa, podobnie jak kasa podstawowa jest przypisana do konkretnego podatnika i nie ma możliwości jej wypożyczania innemu podatnikowi. W przypadku kiedy kasa nie była używana, nie ma obowiązku drukowania raportów za te okresy.