Poprzednio wyjaśniliśmy w jaki sposób dobieramy systemy ERP. Kolejnym krokiem jest analiza przedwdrożeniowa. Dlaczego jest tak ważna? Z co najmniej kilku powodów.
Pierwszym jest wycena wdrożenia. Nie da się bowiem wycenić czegoś, co nie istnieje. Owszem, nietrudno znaleźć na rynku firmy, które potrafią przedstawić klientom kompleksowe „oferty” już po jednym spotkaniu, jednak bardzo szybko okazuje się, że ta wycena to fikcja, a przez wdrożenie rozumiano po prostu zainstalowanie programu na stacjach roboczych (często nawet nie na serwerze!).
Drugim ważnym aspektem analizy jest zebranie wymagań i oczekiwań użytkowników, spisanie założeń, opisanie zachodzących w firmie procesów. Wszystko to odbywa się w drodze rozmów, wywiadu oraz poprzez obserwację pracy na dotychczas używanym systemie. W wyniku tych działań sporządzamy dokument analizy, zawierający zarówno opis obecnej sytuacji, jak i koncepcję wdrożenia, sposób odzwierciedlenia wszystkich procesów w nowo wdrożonym rozwiązaniu klasy ERP. Dokument przedstawiany jest do akceptacji klientowi i pod wpływem jego uwag i sugestii modyfikowany aż do skutku. Niezwykle ważne jest, aby na tyle na ile jest to oczywiście możliwe był on kompletny, ponieważ później stanowił będzie fundament wdrożenia. Częścią składową analizy są też informacje na temat zakresu migracji danych z dotychczas używanego programu oraz opisy wszelkiego rodzaju dodatków, integracji i innych prac programistycznych, jakie niezbędne są do realizacji podczas całego procesu wdrożenia.
POLKAS bardzo często w dokumencie analizy przedwdrożeniowej zamieszcza również ocenę infrastruktury informatycznej, czyli informację na temat posiadanych komputerów, serwera, sieci, a także ewentualnie zalecenia odnośnie ich modyfikacji. Równie ważnym elementem jest wykaz potrzebnych licencji oraz ilości stanowisk oprogramowania, ponieważ na etapie analizy również te informacje są weryfikowane i nierzadko zdarza się, że gdyby nie analiza to klient zamówiłby za dużo stanowisk lub moduły, które okazuje się, że nie byłyby mu potrzebne! Załącznikiem do dokumentu jest też harmonogram prac – zaproponowany przez POLKAS, ale ustalony wspólnie z klientem i przez niego zaakceptowany.
Już nawet po lekturze tak krótkiego tekstu łatwo zorientować się, że gruntowna analiza zwieńczona spisaniem dokumentu jest newralgicznym etapem wdrożenia, zarówno od strony handlowej (prawdziwa wycena), jak i technicznej (system wdrożony i „obudowany”, a nie tylko zainstalowany na stacjach roboczych).