W związku ze zbliżającym się wielkimi krokami początkiem Nowego Roku spływa do nas coraz więcej pytań dotyczących możliwości zmiany posiadanego systemu na inne oprogramowanie. Weźmy pod uwagę segment rynku obejmujący małe i średnie przedsiębiorstwa, a także segment biur rachunkowych – naszą pierwszą propozycją dla szukających nowego systemu jest Comarch ERP Optima.
Zmiana systemu ERP nie musi być skomplikowana, wystarczy zaufać firmie, która ma w tej materii doświadczenie.
Poniżej postaramy się pokazać Państwu, że Optima nadaje się do tego idealnie.
Przeznaczenie
Systemy ERP Optima to propozycja dla małych i średnich firm oraz biur rachunkowych. Program ma za zadanie obsługę średniozaawansowanych operacji handlowo-magazynowych, oraz pełne spektrum operacji księgowo-kadrowo-płacowych w sposób uzależniony od konkretnego przypadku.
Podstawową wyróżnikiem Optimy jest wielokanałowość – Optima jest częścią tzw. ERP 4.0. To model działania cyfrowego firmy dążący do unifikacji wszystkich procesów w ramach współdzielonej platformy – sprzedaż, magazyn, księgowość, kadry, e-commerce, integracja z Sendit, samoobsługa pracownicza, RCP, B2B, IoT, BI i już niedługo OCR– wszystkie funkcje biznesowe i dane firmy w jednym miejscu.
Instalacja
ERP Optima jest w zasadzie gotowa do pracy od momentu instalacji, która odbywa się przy pomocy narzędzia typu Wizzard. Najbardziej podstawowa konfiguracja polega na uzupełnieniu danych w pieczątce firmy i podpięciu licencji w managerze kluczy wirtualnych.
System, który otrzymamy po wykonaniu takiej operacji jest teoretycznie funkcjonalny – teoretycznie, bo w praktyce nie odwzorowuje on procesów występujących w danym przedsiębiorstwie, tylko określone przez producenta.
Tutaj z pomocą śpieszy Polkas, którego pracownicy wykonają kompleksową analizę, przygotują dokument ją podsumowujący i na jego podstawie dostosują ERP Optima do konkretnych wymagań. A jeżeli Producent nie przewidział danej operacji w systemie do pracy zabierze się zespół programistów, którzy uzupełnią oprogramowanie o stosowne dodatki napisane specjalnie dla Państwa.
Ceny i opłaty
Optima bywa nieco droższa od konkurencyjnych systemów, co spowodowane jest jej licznymi, gotowymi połączeniami z innymi produktami Comarch, które tworzą spójne środowisko określane jako ERP 4.0.
Nieco większa wartość licencji jest więc łatwa do usprawiedliwienia – integracja systemów z zewnętrznymi platformami może okazać się kilkukrotnie droższa niż gotowe rozwiązanie Comarch.
Klienci Comarch nie są zaskakiwani zmianami cen modułów systemu, które w wpływają na ceny gwarancji aktualizacji wykupywanej co roku celem zachowania dostępu do najnowszych wersji oprogramowania. Oficjalny cennik producenta zmienia się niezwykle rzadko, a cały proces poprzedzony jest informacją dla partnerów i klientów z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem. Nie ma też problemu z brakiem informacji o zbliżającym się końcu okresu gwarancyjnego, sam program ma zaszyty mechanizm informacyjny, a partnerzy wdrożeniowi otrzymują stosowną informację mailowo.
Migracja danych
Partnerzy Comarch, w szczególności Polkas, specjalizują się w migracji danych kartotekowych z innych systemów informatycznych. Zakres samej migracji oceniany jest zawsze pod kątem technicznej możliwości i ceny. Dane zgromadzone w bazie oprogramowania wykorzystującego silniki relacyjne, np. MS SQL, jest stosunkowo łatwo pozyskać i przenieść. Sprawa komplikuje się przy bazach plikowych, nie jest to jednak niemożliwe.
Koszt migracji jest bardzo trudny do oceny „na gorąco”, wymaga od zespołu wdrożeniowego szczegółowej analizy i zastanowienia. Niemniej jednak z sukcesem migrowaliśmy już dane z najróżniejszych systemów, zazwyczaj migracja kartotek nie wpływa znacząco na koszty wdrożeń, inaczej sytuacja ma się z danymi płacowymi, których migracja jest skomplikowana i dużo droższa.
Chmura
Tendencja rynku do przenoszenia wszelkich baz danych do chmury jest coraz bardziej widoczna na Polskim rynku. Wielu producentów szuka możliwości współpracy w zakresie hostingu serwerów wirtualnych, podpisują umowy z lokalnymi małymi dostawcami takich usług, lub z potentatami w rodzaju Microsoft.
Comarch jest jednym z głównych graczy w tej dyscyplinie, posiada własne DataCenter, którego infrastruktura jest lokowana w Europie (głównie w Polsce i Francji). Dzięki temu cena usług chmurowych oprogramowania Optima jest niezwykle wręcz korzystna. Miesięczna wartość licencji wraz z infrastrukturą potrafi być nawet 60% niższa niż analogicznych ofert konkurencji. Co więcej, decydując się na takie rozwiązanie nie musimy martwić się aktualizacjami systemu, zawsze będziemy go mieć w najnowszej wersji, bezpiecznie serwisowanego przez zespół specjalistów Comarch. Możliwości ERP Optima w chmurze niczym nie różnią się od instalacji stacjonarnej. Dodatkowo, jeśli uszkodzi się nasz sprzęt, to nic nie stoi na przeszkodzie uruchomienia oprogramowania na dowolnym innym komputerze z przeglądarką i dostępem do sieci.
Duży może więcej
Z całą pewnością zasada ta jest w mocy jeśli chodzi o dostosowanie oprogramowania do przepisów prawnych. Za przykład może nam posłużyć RODO, które hucznie wystartowało w tym roku. Na dzień 25 maja tylko kilka firm udostępniło funkcjonalności w 100% zgodne z zapisami dyrektywy w swoim oprogramowaniu. Comarch wśród polskich producentów był pierwszy.
Większe zasoby ludzkie przekładają się na sprawniejsze uzupełnianie systemu o wymagane prawem funkcje, czy dostosowanie mechanizmów do regulacji. Jest to szczególnie widoczne w wypadku w którym ustawodawca zaskakuje producentów oprogramowania nagłą i diametralną zmianą – przykładem niech będzie zmiana wzorów świadectw pracy – od momentu w którym przepis został podany do wiadomości do czasu jego wejścia w życie minęło niecałe 2 dni robocze, co najlepsze publikacja miała miejsce 31 grudnia! Comarch miał gotową aktualizację dostosowującą w pierwszym tygodniu stycznia. Znamy przypadki, w których oprogramowanie konkurencji nie miało udostępnionych nowych wzorów świadectw nawet po trzech tygodniach od wejścia przepisów w życie.
Nowości w każdej aktualizacji
Comarch cyklicznie aktualizuje swój produkt. Patrząc na skalę nowości i poprawek Optima wyraźnie wyprzedza konkurencję. Podobnie jak w wypadku aktualizacji prawnych tworzenie nowych funkcjonalności wymaga zaplecza. Zaplecza programistycznego, testowego, projektowego i przede wszystkim koncepcyjnego.
Stworzenie, a dokładniej określenie kolejnych mechanizmów przydatnych użytkownikom to trudny proces. Trzeba mieć na uwadze nie tylko umieszczenie konkretnej funkcji w programie, ale też nie dopuścić do jego zaśmiecenia. Tutaj niebagatelna rolę gra…
Społeczność
Przedsiębiorcy w Polsce są coraz bardziej świadomi. Coraz częściej chcą mieć wpływ na kształt funkcjonalny programu. Oczywistym jest, że dowolny system można uzupełnić o dodatki programistyczne, jednak dużo lepszym, bezpieczniejszym z punktu widzenia użytkownika rozwiązaniem jest zmiana lub dodanie funkcjonalności bezpośrednio przez producenta.
Przewagą Optimy nad innymi systemami jest aktywna społeczność, którą Comarch wyposażył w narzędzie za pomocą którego zainteresowani mogą komunikować się ze sobą, dyskutować i podsuwać pomysły rozwojowe. Nikt lepiej nie powie o co można uzupełnić system, jak jego operator.
Na platformie społeczności można również szukać rozwiązania części problemów i błędów, które mogą pojawić się w czasie używania programu. Odpowiedzi w wątkach są kierowane przez użytkowników systemów i pracowników Comarch, ich przydatność jest dodatkowo punktowana, dzięki czemu wiemy jaką wartość ze sobą niosą.
Sieć Partnerów
Producent i społeczność są ważni. Bez nich nie byłoby systemu. Partner wdrożeniowy jest równie ważny jak producent. Mądry producent trzyma przy sobie mniejsze firmy, które wdrażają system, dynamicznie reagują na problemy klientów, drobne i większe usterki, usuwają błędy operatorów etc. Oczywiście helpdesk producenta jest dostępny dla każdego posiadacza licencji na gwarancji, niestety bywa on nieelastyczny i reaguje na zgłoszenia z pewnym opóźnieniem.
Comarch nie jest w stanie we własnym zakresie obsłużyć wszystkich klientów z problemami, ale wygrywa ilością firm które zrobią to za niego. Nawet jeśli z jednym Partnerem się nie dogadujemy, na jego miejsce znajdziemy co najmniej kilka kompetentnych i chętnych do pomocy firm. Przede wszystkim Polkas.
Podsumowanie
Czy łatwo i czy warto jest zmienić inny system ERP na Optimę? Z firmą Polkas zdecydowanie tak! Przemawia za tym doświadczenie naszego działu wdrożeń, oraz mnogość funkcji, bezpieczeństwo i brak przykrych niespodzianek ze strony producenta.
Tych z Państwa którzy rozważają taki krok zapraszamy do kontaktu z działem handlowym mailowo na erp@polkas.pl i telefonicznie pod 12 634 05 44