W firmowej sferze informatycznej coraz modniejsze staja się określenia „chmura”, „BI”, czy „Workflow”. Dla sporej części przedsiębiorców podobne terminy są tak egzotyczne, jak Taniec Hula lub Gra w Squasha.
Chcielibyśmy dzisiaj nieco przybliżyć Państwu tytułowy Workflow.
Pod enigmatycznym hasłem kryje się funkcjonalność, dzięki której pracownicy przedsiębiorstwa, przy pomocy oprogramowania ERP, koordynują swoje działania, synchronizują pracę różnych działów firmy, porządkują też grupy zadań przypisane do użytkowników w płynne procesy niezależne od obszarów działania pojedynczych operatorów systemu.
Tyle słowem wstępu, najlepiej bowiem działanie Workflow można zobrazować przykładem. Weźmy zatem na początek „proste” zadanie, jakim jest proces przygotowania oferty i sprzedaży do niej towaru.
Załóżmy, że firma korzysta z modułów Handel, CRM i Kadry systemu enova365, oraz ma nieco bardziej rozbudowana strukturę (Infolinia/Przyjęcia Zgłoszeń, Dział Ofertowania, Dział Handlowo-Magazynowy). Dla takiego przedsiębiorstwa uproszczony proces Workflow wyglądałby w następujący sposób:
- Infolinia przyjmuje zapytanie ofertowe (telefonicznie, mailowo etc.). Zapytanie jest wprowadzane do systemu i inicjuje proces.
- System na podstawie danych z modułu Kadry (nieobecności, urlopy) i aktualnego obłożenia przypisuje zlecenie konkretnemu pracownikowi działu ofertowania.
- Pracownik na podstawie danych otrzymanych z systemu przygotowuje ograniczoną czasowo ofertę przypisaną do zapytania i wysyła ją do klienta z prośbą o potwierdzenie zamówienia.
- Jeżeli klient potwierdzi zamówienie w terminie (mailowo, telefonicznie etc.) pracownik propaguje ofertę do zamówienia. W przeciwnym razie po upływie określonego w ofercie czasu system automatycznie wysyła informację do klienta i pracownika, który przygotował ofertę, o jej wygaśnięciu.
- Na podstawie potwierdzonej oferty generowane jest ZO, które system, ponownie analizując dane kadrowe i aktualne zlecenia, przekazuje do konkretnego pracownika działu handlowego.
- Do wygenerowanego przez system zamówienia pracownik działu handlowego może wystawić dokumenty sprzedaży i zrealizować zamówienie.
Ten prosty przykład jest zaledwie ułamkiem rzeczywistych możliwości, które oferuje Workflow. Ma on niebagatelne znaczenie w firmach produkcyjnych. Zapobiega powstawaniu błędów w trakcie realizacji procesów, eliminując do niezbędnego minimum czynnik ludzki. Na każdym etapie system opiera się o informacje wprowadzone bezpośrednio z zapytania klienta, co pozwala też zaoszczędzić czas potrzebny na ręczne wprowadzenie danych przez operatorów.
Ścieżki obsługiwane przez oprogramowanie mogą być dużo bardziej skomplikowane, wielotorowe, wymagające kilkustopniowej akceptacji w zależności od wartości, zawierające projektowanie, czy budżetowanie. Dodatkowo Workflow może współpracować z Business Intelligence, automatycznie tworząc raporty związane z danym procesem dla kadry zarządzającej.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani możliwościami Workflow w systemie enova365 i chcielibyście uczestniczyć w prezentacji rozwiązania, czekamy na Państwa kontakt mailowy na erp@polkas.pl, oraz telefoniczny pod numerem 12 634 05 44.