uż za kilka miesięcy pracodawcy staną przed wyborem , czy chcą prowadzić teczki pracownicze w wersji papierowej czy elektronicznej. Będzie można także skrócić okres przechowywania dokumentacji. Jednak zmiany prawne niosą ze sobą także nowe obowiązki. Co się zatem zmieni?
1 stycznia 2019 roku mają wejść w życie zmiany Kodeksu Pracy oraz Ustawy o emeryturze i rencie. Według tych zmian okres przechowywania teczek pracowników ulegnie znaczonemu skróceniu – z 50 do 10 lat. Zmiana ta automatycznie będzie dotyczyć teczek pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019, natomiast dla teczek osób zatrudnianych między 1.01.1999 a 31.12.2018 taka możliwość pojawi się po złożeniu odpowiedniego, nowego raportu do ZUS (ZUS RIA). Teczki osób zatrudnionych przed 1999 rokiem będą wciąż wymagały przechowywania przez 50 lat.
Wzory teczek zostaną uzupełnione o dokumenty związane z ewidencją czasu pracy. Pojawią się nowe szablony dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS.
Kwestia wyboru między wersją papierową i elektroniczną jest o tyle istotna, że można wybrać tylko jedną z tych opcji. Jeżeli więc w firmie teczki pracownicze prowadzone są w obydwu wersjach, wystarczy zutylizować posiadane papierowe dokumenty zgodnie z procedurami. Dlaczego warto wybrać e-dokumentację pracowniczą?
Przede wszystkim zmniejszy to koszty związane z prowadzeniem i przechowywaniem archiwum. Drugą istotną zaletą jest bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów, m.in. pod kątem zniszczenia, zagubienia czy wycieku danych. Łatwiej będzie także aktualizować informacje związane z ewidencją czasu pracy.
Do tych istotnych zalet należy dorzucić łatwiejsze wyszukiwanie, agregację wiedzy, oszczędność czasu dla działów kadrowych, możliwość generowania różnorodnych raportów i analiz.
A od czego zacząć? Przede wszystkim od wyboru odpowiedniego programu kadrowego – takiego, który pozwoli na łatwą ewidencję dokumentów czy kontrolowanie stanu dokumentacji, ale także takiego, który pozwoli na zastosowanie np. portali pracowniczych oraz rozwój związany z kolejnymi zmianami w przepisach – bo to na pewno nie koniec zmian. Jeżeli więc zastanawiają się Państwo nad wyborem oprogramowania dla kadr (i nie tylko) – zapraszamy do POLKAS.